Vad är ett affärssystem och varför behöver jag ett?

Om din manuella hantering istället blir digital kan du minska tiden du lägger på administration, effektivisera samt skapa en bättre överblick av dina affärer. Du får helt enkelt mer tid över till det som skapar lönsamhet. Vi förklarar vad ett affärssystem är och varför du behöver ett.

Vad är ett affärssystem?

Ett affärssystem är ett programpaket med integrerade IT-system. Ett annat mer komplicerat begrepp kan vara “standardiserat verksamhetsövergripande systemstöd” eller ERP “Enterprise Resource Planning”. Ett affärssystem är ofta uppbyggt i funktioner eller moduler som hjälper dig i ditt företagande på olika sätt. Det kan vara att underlätta tidsredovisningen, hjälpa dig med dina projekt, förbättra orderhanteringen med mera. Allt kopplas sedan samman i en gemensam databas så du kan öka produktiviteten och kvalitén i dina processer. De flesta smarta affärssystem har dessutom kopplingar och integrationer mot andra system som t ex ekonomisystem och lönesystem, detta betyder att du kan automatiskt överföra och synka data mellan de olika systemen.

Förenklat kan man säga att ett affärssystem kan hjälpa till att effektivisera och automatisera delar av din verksamhet som du idag hanterar manuellt.

Vem har nytta av ett affärssystem?

Ett affärssystem passar för många olika branscher, företag och behov. Det fungerar för allt från konsulter till bygg- eller entreprenadföretag, oavsett om ni har några få eller många anställda. Affärssystemet är ditt verktyg, så att du kan göra det du är bra på, och förenkla de delar som ökar lönsamheten i ditt företag genom förbättrad information, ekonomistyrning och minskad administration.

Vad gör ett affärssystem?

Med ett affärssystem kan du börja med att digitalisera och effektivisera dina befintliga processer, sedan kan du gå vidare med att utveckla din affärsmodell och förbättra ditt kunderbjudande. Det kan låta dig bli den effektivaste aktören i din bransch och skapa konkurrensfördelar gentemot dina konkurrenter. Med ett affärssystem får du också bättre insikt i ditt företaget mår och presterar – och kan fatta beslut baserade på siffror, fakta och uppgifter i realtid. I förlängningen kan ett affärssystem också leda till förbättrade arbetssätt, möjliggöra ökad kundnytta samt fler affärer.

Några områden som ditt företag kan effektivisera med hjälp av ett affärssystem:

• Projektplanering
• CRM, säljprocesser och offerter
• Hantering av arbetsordrar
• Fakturaunderlag
• Analyser och rapporter

Vad kostar ett affärssystem?

Kostnaden mellan olika affärssystem kan variera kraftigt. Det kan handla om allt ifrån hundratals kronor till tusentals kronor per månad. Beroende på hur många som ska använda systemet kan det även behövas fler licenser, vilket kommer att påverka den slutgiltiga kostnaden.

Att tänka på när du ska välja ett affärssystem

Vare sig du ska byta ut ett befintligt system eller börja använda ett för första gången, finns det en hel del saker som är viktiga att tänka på. Här har vi samlat några av de främsta sakerna som du bör ha i åtanke:

Fundera på varför ni ska byta system

En av de första sakerna som du bör fundera över är varför ditt företag ska byta affärssystem, eller implementera ett för första gången. Vad vill ni åstadkomma med systemet? Vad är viktigast i bytet och vilka från företaget kommer behöva vara med i processen?

Här kan det vara bra att få ner tankarna på papper. Något som skulle kunna se ut på följande sätt:

”Vi vill implementera ett affärssystem i vår verksamhet för att minska administrationen, förenkla tidrapporteringen och lönehanteringen för våra medarbetare, vilket kommer spara oss mycket tid som kan läggas på mer värdeskapande uppgifter.

Det viktigaste för företaget är att implementationen går rätt till, så att vi kan komma igång och nyttja systemet fullt ut från början. Hellre att det tar längre tid och blir rätt än tvärtom. Eftersom systemet kommer att användas av såväl medarbetare på fältet som ekonomiavdelningen, kommer ledare från båda dessa avdelningar behöva inkluderas under processen. Även representanter från IT kan behövas.”

Kartlägg företagets processer

En annan viktig aspekt för att hitta rätt system och säkerställa att implementationen blir smidig, är att kartlägga företagets affärsprocesser och arbetsmoment. Hur ser vardagen ut i er verksamhet, från offert till genomförande och uppföljningen? Kartlägg vem som gör vad i de olika stegen.

Gör en kravspecifikation

När du har kommit underfund med varför företaget ska byta affärssystem och kartlagt era processer, är det dags att göra en kravspecifikation. Vilken funktionalitet kräver ni av systemet? Och finns det några andra aspekter som är viktiga att överväga?

Några av de krav som skulle kunna inkluderas i listan är: